مقدمة

•         تلبية لمتطلبات الحكومة الإلكترونية في مجال المحاسبة والإدارة المالية، قامت وزارة المالية بتصميم وتطوير نظام معلومات الإدارة المالية المجهز بحيث يتكامل مع الدرهم الإلكتروني وإدارة النقدية.

•         يهدف النظام إلى تحسين التقارير المالية والإدارية، وتوفير هيكل حسابات شامل وموحد للحكومة الاتحادية، وإصدار التقارير وفقاً للإحصائيات المالية الحكومية، ووضع أسس إدارة الحسابات اللامركزية في الوزارات الاتحادية.

•         يسهم النظام في تحسين عملية مراقبة ميزانيات البرامج، وتحسين إدارة الإيرادات والمصروفات وإدارة النقد والتدفق النقدي، وتحسين إدارة مصروفات وحسابات الرواتب، ومتابعة حسابات تكاليف المشاريع.

•         توفيره إمكانية تشغيل الحسابات على الأساسين: النقدي والاستحقاق المعدّل.

ضرورة تطبيق النظام المالي و الإداري

لقد أصبح من الضروري تطبيق هذا المشروع في وزارات وهيئات الدولة من أجل مزاولة أنشطتها المتعددة في الإدارة المالية بكفاءة وفاعلية ومعالجة الامور التالية:

•         وجود العديد من مصادر المعلومات في أرجاء الوزارة، مما تتسبب في ازدواجية البيانات والذي يؤدي إلى عدم التوافق في طبيعتها ونقص في تكاملها وعدم القدرة على استخدامها.

•         تراكم العمل المكتبي ”الورقي“ الناتج عن الكم الهائل من الأعمال الذي يسبب إبطاء سير العمليات.

•         نقص البيانات الضرورية واللازمة لتوفير متطلبات الوزارة في الإدارة واتخاذ القرارات المناسبة.

•         الأساليب المتوفرة اللازمة لتقييم ومتابعة الأداء محدودة وغير كافية.

•         الحاجة لنظام يوفر معلومات تهدف بتزويد الإدارة العليا بالمعلومات والبيانات الدقيقة والمعتمدة لتقييم الأنشطة المنفذة في الوزارات وللمساهمة في اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.

•         تعديل الإجراءات المحاسبية الحكومية وتحويلها من المحاسبة "النقدية" إلى محاسبة "الاستحقاق”

•         إيقاف العمل بالأنظمة المالية القديمة.

فوائد تطبيق النظام المالي و الإداري

1.       تسهيل وتبسيط العمليات داخل كل وزارة مما يعزز فعاليتها وتأثيرها و توفير الرقابة على العمليات المالية داخل النظام، مثال:فصل عملية تسجيل المطالبة عن اعتمادها و عن دفعها.

2.       التحويل من العمليات القائمة على مهمة واحدة إلى مجموعة عمليات تتضمن إجراءات كاملة و بالتوازي مع استخدام أفضل الممارسات المهنية.

3.       تصميم أفضل للإجراءات، واتصال متكامل بين وزارة المالية والوزارات والاستفادة المثلى من الموارد البشرية والتقنية والمالية.

4.       امتلاك وتطبيق النظم المتكاملة التي تفي باحتياجات الوزارات مع تعميم مجموعة من المزايا التي صممت خصيصا من أجل القطاع الحكومي و وجود وحدة الرقابة و السيطرة في وزارة المالية لتوفير الدعم و المساندة للنظام.

برامج النظام المالي و الإداري

   الأستاذ العام:

يعتبر هذا النظام من أهم أنظمة أوراكل المالية، فهو يضم جميع الحسابات الإجمالية و التي تشكل بدورها القوائم المالية. بالإضافة إلى خطوات العمل بالموازنة من إعداد، اعتماد، و صرف من المخصصات و المناقلات. يهتم هذا النظام بإخراج التقارير المحاسبية على الأساسين الاستحقاق و النقدي،  و القوائم المالية و التقارير اللازمة للإدارة لتحقيق الرقابة و الحرية في اتخاذ القرارات.

 المدفوعات\الذمم الدائنة:

 ينحصر دور هذا النظام بالمدفوعات و النفقات و الموردين بشكل رئيسي، حيث يعالج فواتير المشتريات وعقود الصيانة والاقتطاعات الحكومية و المقاولين و المشاريع و السلف النثرية و جميع النفقات الجارية (باستثناء الرواتب) و الرأسمالية و القروض على الأساسين النقدي و الاستحقاق. و من جهة أخرى جميع مدفوعات الوزارات

 المشتريات:

 بشكل عام يهتم هذا النظام بدورة المشتريات و صلاحيات الشراء حسب نظام اللوازم من طلب اللوازم و لغاية صدور أمر الشراء و يندرج تحت هذا النظام دورة طلبات الشراء و دورة أوامر الشراء. 

الرواتب:

 يشمل النظام على احتساب رواتب الموظفين الشهرية و إدارة العلاوات والإقتطاعات الخاصة بالموظفين، و متابعة اشتراكات الموظفين واقتطاعات الموظفين و استخراج التقارير اللازمة لاتخاذ القرارات الإدارية.

 الإدارة النقدية:

 آلية عمل هذا النظام تنبثق من تسميته و هو إدارة النقدية للمؤسسة فيشمل إدخال كشوف البنوك آلياً و التسوية الآلية مع حسابات البنوك و التدفقات النقدية للمؤسسة للفترات المستقبلية.

الإيرادات\الذمم المدينة

 هو نظام كامل الوظائف يسمح بإدارة الحسابات والفواتير وعمليات السداد الخاصة بالعملاء وتعد أداه عملية تقوم بتحسين التدفق المالي والتعامل مع كل احتياجات الوزارة.

مفاهيم يجب مراعاتها أثناء تطبيق النظام

 وحدة الرقابة و السيطرة في وزارة المالية

وحدة الرقابة و السيطرة هي وحدة تم إنشاؤها بشكل مركزي في وزارة المالية لرفع كفاءة النظام المالي و المحاسبي المطبق في جميع وزارت الحكومة الاتحادية (نظام أوراكل)

§          تقديم المساندة و المساعدة لمستخدمي النظام الرئيسيين و المتواجدين في كافة الوزارات.

§         رفع كفاءة العمل على النظام من خلال:

–         عقد ورش عمل تدريبية لمستخدمي النظام.

–         إجراء عملية مراجعة و تدقيق للأنظمة المطبقة في الوزارات بهدف كشف و حصر و معالجة أية مشاكل أو ممارسات خاطئة ستعيق سلامة البيانات المدخلة على النظام و سلامة الأنظمة الفرعية.

–         معالجة كافة مشاكل النظام التقنية مع شركة أوراكل.

§         معرفة و تحديد متطلبات و احتياجات مستخدمي النظام.

§         توثيق جميع طلبات الخدمة الفنية المقدمة من قبل مستخدمي النظام و كيفية حل المشاكل لخلق قاعدة من البيانات تساعد الفريق في معرفة طرق حل المشاكل المتكررة أو المشاكل المستقبلية .

§         الإشراف على تنفيذ دورات الإقفال الشهرية و السنوية في كافة الوزارات.

§         الاجتماع بشكل دوري مع المستخدمين الرئيسين للأنظمة في الوزارات  لمتابعة سير عمل الأنظمة.

§         تطبيق نظام اوراكل في الوزارات و تطبيق أي أنظمة أوراكل جديدة.